О новом формате ведения трудовых книжек

С 1 января 2020 года в России введены электронные трудовые книжки.

В связи с этим Управлением ПФ РФ в Вытегре был проведен обучающий семинар для работодателей. Однако мы сегодня акцентируем внимание на тех аспектах, которые следует знать каждому работнику.

Итак, в течение 2020 года работодатели должны внести в свои нормативные документы необходимые изменения в связи с предоставлением сведений о трудовой деятельности: принять или изменить локальные нормативные акты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при ее наличии; при необходимости внести изменения в соглашения и коллективные договоры; обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР. Параллельно с этим им необходимо до 30 июня  уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, а также о праве человека сделать выбор: сохранить бумажную трудовую книжку или вести ее в электронном виде.

В электронной трудовой книжке будут отражены практически все сведения, которые есть и в бумажной:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (специальность, профессия);
  • квалификация (разряд, класс, категория);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу или должность;
  • основания прекращения трудового договора.

До 31 декабря текущего года работник по своему выбору должен подать работодателю письменное заявление о сохранении бумажной или ведении электронной трудовой. Переход на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде является добровольным и позволяет сохранять бумажную трудовую книжку столько, сколько нужно.

Тем, кто подал заявление о ведении электронных трудовых книжек, работодатели должны выдать бумажные на руки, внеся в нее соответствующую запись.  После этого отдел кадров освобождается от ответственности за их ведение и сохранность.

Работник, подавший заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки имеет право в будущем подать заявление о переходе на электронную. А вот обратно – уже нет. Если же работник впервые поступит на работу с 1 января 2021 года, то все сведения о его работе будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Если же работник не имел возможности подать заявление в течение 2020 года, но при этом рабочее место за ним сохранилось (например, находился на длительном больничном или в отпуске по уходу за ребенком), или не работал в течение 2020 года, он может подать такое заявление в любой момент даже позднее 31 декабря 2020 года.

Плюсами электронных трудовых книжек специалисты ПФ РФ называют: удобный и быстрый доступ к информации, минимизация ошибок и неточных сведений, сокращение издержек работодателей на ведение бумажных трудовых книжек, использование данных для получения госуслуг, высокий уровень безопасности и сохранности данных, дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без необходимости дополнительного документального подтверждения.

Получить сведения из электронной трудовой книжки работник сможет в личном кабинете на сайтах ПФР или госуслуг, у работодателя или через обращение в клиентскую службу ПФР и МФЦ.