Надежда Алексина и Анна Назарова систематизируют и хранят более 46 000 архивных документов
Работать на постоянной основе с архивными документами и большими объемами информации – это занятие для усидчивых, кропотливых и влюбленных в свое дело людей. Ежедневно наши местные архивисты, специалисты архивного отдела администрации района Надежда Алексина и Анна Назарова, отвечают за учет и сохранность документов, ведут поиск сведений на официально поданные запросы граждан и организаций.
Учитывая, что муниципальные служащие выступают в роли связующего элемента между государством и населением, при исполнении своих должностных обязанностей они ориентируются на права, свободы и законные интересы каждого. Благодаря подобной ориентированности и происходит дальнейшее взаимодействие и развитие муниципальной территории, что немаловажно.
Так, и наши героини в буквальном смысле борются за право каждого обратившегося к ним гражданина на достойное пенсионное обеспечение, в случае, когда необходимо подтвердить трудовой стаж при наличии неточностей и исправлений в записях трудовой книжки, или, например, за неучтенные ранее сезонные работы. «Мы работаем на благо населения, – отмечает начальник архивного отдела Надежда Алексина. – Каждый решенный в пользу гражданина вопрос радует не только заявителя, но и нас, мы стараемся помочь всем обратившимся».
В рядах муниципальных служащих Надежда Васильевна уже давно, только в архивном отделе она трудится с 2009 года, а вот ее коллега, Анна Назарова, пришла в муниципальный архив 4 года назад и сразу активно включилась в работу.
– Надежда Васильевна, расскажите, каких запросов в вашей деятельности больше всего?
– Основная доля запросов – это запросы социально-правового характера, которые исполняются по документам личного состава ликвидированных организаций, а именно, по подтверждению пенсионных прав граждан. Кадровое делопроизводство не во всех организациях велось на должном уровне, поэтому даже из-за недостающей печати в приказе Социальный фонд направляет запросы для подтверждения трудового стажа.
Нередко поступают к нам и запросы по подтверждению имущественных прав граждан, поиску информации о родственниках, ранее проживавших на территории района.
– А сколько запросов в год к вам поступает?
– В последние годы около 500-600. В связи с тем, что поднялся пенсионный возраст, запросов стало поменьше. Те граждане, которые должны были сейчас выходить на пенсию, относятся к трудоспособному населению, соответственно, и работа с ними начнется позже.
– А сколько документов находится в архиве?
– На хранении находится 46320 единиц хранения, среди них 22800 составляют документы постоянного (вечного) хранения. Кроме того, есть и в нашем архиве документы по личному составу (распоряжения и приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, лицевые счета, личные карточки) – то, что требуется Социальному фонду. Их порядка 23500 единиц. Такие документы хранятся 75 лет, если созданы до 2002 года, все, что после – 50 лет.
– Как долго держится текст на бумаге? И что вы делаете, если информация слабо видна?
– Та информация, что ручкой написана, хорошо видна, есть, конечно, и затухающие тексты. Стараемся их вовремя отсканировать, отксерокопировать. Например, наиболее востребованные документы – постановления о предоставлении земельных участков – мы уже отсканировали.
– Где располагается архив?
– В специально приспособленном подвальном помещении районной администрации, в данный момент там ведутся ремонтные работы.
– Много времени проводите в самом архиве?
– Если ведем технические работы в архивохранилищах, то тогда много, например, когда картонируем документы, проводим проверку наличия или осуществляем поиск информации по сложному запросу,
– Надежда Васильевна, вы работаете в архивном отделе больше 10 лет. А за это время отмечаете изменения в трудовой деятельности?
– Да, безусловно. Наблюдаются существенные изменения в отношении требований к оформлению справок, например, пенсионного характера. Кроме того, мы стали работать с порталами «Госуслуги», «Архивная служба Вологодской области» (gosarchive.gov35.ru).
– Как ваш день складывается?
– В зависимости от того, какие есть запросы. Ведь некоторые, например, судебные, со сжатым сроком исполнения, необходимо выполнить в первую очередь, то есть, выставляем приоритеты в течение дня.
Кроме того, у нас еще есть работа с учреждениями-источниками комплектования, в числе которых значится и редакция газеты «Красное знамя».
Такие учреждения описывают свои документы постоянного хранения, имеющие научную, культурную, историческую ценность. Описи передают нам, а мы в свою очередь направляем их со своим заключением на экспертно-проверочную комиссию Департамента культуры и туризма Вологодской области, а после утверждения Департаментом данные документы считаются включенными в состав Архивного фонда РФ и в дальнейшем подлежат передаче в муниципальный архив.
– Много времени занимает подготовка ответа на запрос?
– По регламенту срок составляет не более одного месяца, однако запросы бывают разные. Где-то необходимо одно постановление найти и подготовить одну выписку, в другом случае приходится пересмотреть десятки дел, чтобы найти необходимую информацию для подтверждения стажа льготным категориям граждан, обратившимся в суд. Иногда на это уходит несколько дней.
– Каким образом к вам обращаются граждане?
– Непосредственно в отдел, через Социальный фонд, порталы «Госуслуги» и «Архивная служба Вологодской области», а также посредством электронной почты, т.е. всеми удобными для людей способами.
– Наверное, легче взаимодействовать с теми, кто обратился лично?
– Да, безусловно, потому что напрямую можно сразу уточнить недостающие для поиска данные, ведь бывает, что в тексте запроса заявитель может не указать необходимые сведения, а в нашей работе очень важны детали. Если удалось кому-то помочь, то и на душе приятно, так как видишь результат своей работы.
Кроме того, при личном общении можно сразу дать разъяснение гражданину, например, когда в нашем архиве нет требуемых данных.
– В работе вам необходимо оперировать знаниями не только по архивному делу, но и по юриспруденции, не так ли?
– Да, нам необходимо знать юридические тонкости, например, о том, что не все документы можно выдавать гражданам – архив ограничивает доступ к информации, содержащей сведения о личной жизни граждан: доходах, заработной плате, имуществе. Так, мы не выдадим справку о доходах родственника или копию постановления на земельный участок, если нет нотариальной доверенности – необходимо личное участие заявителя.
В то же время к данным до 1948 года мы можем предоставить доступ без ограничения, так как положенный срок истек.
– При работе с документами находите какую-то необычную информацию?
– К сожалению, времени на это остается мало, но всегда интересно изучать протоколы колхозных собраний за годы ВОВ, когда люди работали с 6 утра и до 11 вечера (в летний период). Сразу в ту эпоху погружаешься, сравниваешь со своим ритмом жизни.
Когда по леспромхозам информацию смотрим, интересно узнавать, что в каждом населенном пункте была обустроена практически вся социальная инфраструктура. Жизнь, на мой взгляд, интереснее была. Возможно, это связано с тем, что раньше организации имели воспитательную функцию, в каждой из них были созданы профсоюзные комитеты, на заседании которых разбирали в том числе и нарушения дисциплины. Кроме того, в советский период существовали такие необычные должности, как инструктор по производственной гимнастике, проводились и социалистические соревнования. Мы находили подобные документы, связанные с итогами соцсоревнований, описывающие достижения передовиков производства и т.п.
– Как ориентируетесь в архиве?
– Каждый фонд имеет свой номер, а дело – архивный шифр, все листы пронумерованы. Все фонды в архивохранилище систематизированы, располагаются в строгом порядке. И когда мы подготавливаем справку, всегда указываем ее основание, от фонда и до листа.
– Помимо фактического, существует ли виртуальный архив?
– Да, все данные хранятся в федеральной базе данных «Архивный фонд РФ». Мы каждый год в нее заносим определенный процент дел. На каждое дело заполняется карточка, где указывается необходимая информация. Свой фрагмент базы данных мы направляем в Департамент культуры и туризма, который размещает их на портале «Архивная служба Вологодской области».
Любой пользователь может зайти на портал и посмотреть необходимую информацию. Иногда в запросе нам указывают требуемые данные вплоть до номера фонда и дела, что существенно облегчает задачу. И сотрудникам архивного отдела намного удобнее и проще взаимодействовать с продвинутыми пользователями.
– Чем еще вы занимаетесь?
– У нас есть специальные планы по обеспечению сохранности документов, поэтому перешиваем дела, картонируем их, проводим проверку наличия дел.
– Что самое главное в вашей работе?
– Наверное, то, что виден результат работы. Не это ли самое главное, когда люди радуются заслуженной пенсии по восстановленной нами информации или получили нужные им сведения? Бывает, что организации безответственно относятся к документам, выбрасывают их, не уделяют должного внимания к сохранности, и бывшие работники потом ищут свой стаж. А работодателю просто было необходимо вовремя передать в архивный отдел документы на своих работников. Крупные организации более ответственно подходят к этому, надеемся, что и небольшие будут также дисциплинированы.